Kenali metode kanban dalam manajemen proyek
Hai Sobat theprime-consulting! Pernah dengar tentang Kanban? Kanban adalah metode manajemen proyek yang efektif untuk meningkatkan efisiensi kerja tim. Dalam artikel ini, kita akan membahas apa itu metode Kanban, manfaatnya, dan beberapa contoh Kanban yang bisa diterapkan dalam kehidupan sehari-hari. Yuk, simak lebih lanjut!
Apa Itu Kanban?
Kanban adalah metode yang membantu tim berkomunikasi secara efektif. Asal usul kata “Kanban” berasal dari bahasa Jepang yang artinya “papan visual” atau “tanda”. Awalnya, sistem ini diterapkan di Toyota sebagai alat untuk menjadwalkan proses manufaktur sesuai waktu yang ditentukan.
Dengan sifat visualnya, Kanban menggambarkan dengan jelas tugas-tugas yang harus dilakukan dan waktu pengerjaannya. Metode ini juga bertujuan untuk meningkatkan proses dan efisiensi alur kerja tanpa mengubah struktur tim secara mendasar.
Manfaat & Keuntungan Menggunakan Metode kanban dalam manajemen proyek
Manfaat
- Meningkatkan kolaborasi.
- Pemberdayaan karyawan.
- Memperlancar alur kerja.
- Manajemen inventaris yang lebih baik.
- Meningkatkan kontrol kualitas.
- Fleksibilitas.
- Peningkatan atau perbaikan berkelanjutan.
- Efisiensi waktu.
- Membantu tim tetap fokus.
Keuntungan
Ada banyak keuntungan yang diperoleh sebuah perusahaan. Berikut adalah beberapa poin keuntungan dari menggunakan sistem Kanban.
- Mengoptimasi alur kerja sesuai demand yang ada
- Pengendalian level produksi sesuai permintaan dan mengurangi WIP (Work-In-Process)
- Penghematan biaya produksi
- Membantu karyawan untuk mengidentifikasi level produksi
- Mengurangi adanya cacat produk dan meningkatkan kualitas produk
Perbedaan antara Kanban dan Scrum
Kanban dan Scrum memiliki pendekatan yang berbeda dalam mengelola proyek. Meskipun Scrum dan Kanban keduanya menerapkan nilai dan prinsip manifesto metodologi Agile, keduanya memiliki fungsi yang berbeda.
Kanban mengutamakan visualisasi pekerjaan, membatasi pekerjaan yang sedang dilakukan, dan meningkatkan efisiensi. Fokusnya adalah pada peningkatan proses kerja dan kualitas secara berkelanjutan.
Sementara itu, Scrum berfokus pada praktik kerja dengan interval yang ditentukan, dikenal sebagai sprint, untuk mengumpulkan informasi dan umpan balik dengan cepat, dan menerapkannya pada pekerjaan.
Jenis-jenis Kanban Board
Secara umum ada 2 jenis Kanban Board yang sering digunakan, yaitu:
-
Physical Kanban Board
Physical Kanban Board merupakan implementasi dasar dari Kanban yang menggunakan papan tulis dan sticky notes sebagai peralatan utamanya. Papan tulis berperan sebagai tempat utama, sementara sticky notes digunakan untuk merepresentasikan tugas dan memudahkan perpindahan mereka dari satu kolom ke kolom lainnya.
-
Digital Kanban Board
Berbeda dengan Physical Kanban Board yang mengandalkan barang-barang fisik, Digital Board menggunakan teknologi dan perangkat lunak sebagai alat utamanya. Dengan solusi digital dan desain visual, kamu dapat mengakses Board ini kapan saja dan di mana saja. Ada juga berbagai fitur desain yang dapat digunakan sebagai latar belakang Boardmu.
Prinsip Kanban yang Harus Diketahui
Empat prinsip yang penting untuk diketahui meliputi:
- Mulai dengan apa yang sedang dikerjakan sekarang:
Bisa diterapkan langsung pada alur kerja yang ada tanpa perlu mengubah proses yang sedang berjalan. Ini memudahkan implementasinya karena tidak memerlukan pengaturan khusus. - Membantu dalam menangani perubahan secara bertahap:
Dirancang untuk mengurangi ketidaknyamanan dan gangguan yang timbul akibat perubahan. Dengan pendekatan bertahap, sistem ini mendorong evolusi yang terus-menerus tanpa mengganggu alur kerja yang ada. - Menghargai peran, tanggung jawab, dan proses individu:
Meskipun mengalami perubahan dalam alur kerja, Kanban menghormati peran dan tanggung jawab setiap individu. Ini membantu memperbaiki sistem kerja tanpa merusak struktur organisasi yang ada. - Mendorong kepemimpinan di semua tingkatan:
Mendorong partisipasi dalam pengambilan keputusan dan mengasah keterampilan kepemimpinan di semua tingkatan. Dengan mendorong ide-ide baru, sistem ini memungkinkan siapa pun untuk memimpin perubahan dan memperbaiki proses kerja melalui Board.
Cara Kerja Metode Kanban
-
Visualisasikan alur kerja:
Langkah awal adalah memahami alur kerja yang ada dan memindahkan tugas sesuai dengan alur kerja tersebut. Ini dilakukan dengan menggunakan kartu dan kolom yang tersedia di board. Setiap kolom mewakili tahapan dalam alur kerja, sedangkan setiap kartu mewakili tugas yang harus dilakukan. Berikut adalah penjelasan detail mengenai kolom yang ada pada board.
-
-
Backlog:
-
Kolom ini digunakan untuk menyimpan semua pekerjaan yang perlu dilakukan di masa depan. Ini bisa berupa ide, permintaan, atau tugas yang belum dijadwalkan untuk dikerjakan. Backlog bertindak sebagai reservoir untuk menampung semua pekerjaan yang akan dikerjakan.
-
-
Ready to Start:
-
Setelah pekerjaan direncanakan dan diprioritaskan, mereka dipindahkan ke kolom “Ready to Start”. Ini menunjukkan bahwa tugas tersebut sudah siap untuk dikerjakan oleh tim.
-
-
In Progress:
-
Ketika seseorang mulai bekerja pada suatu tugas, kartu tersebut dipindahkan ke kolom “In Progress”. Di dalam kolom ini, biasanya ada sub-kolom seperti “Working” untuk menandai bahwa tugas sedang dikerjakan, dan “Waiting” untuk menunjukkan bahwa tugas telah selesai dan menunggu pemeriksaan atau tindak lanjut selanjutnya.
-
-
Done:
-
Setelah tugas selesai dikerjakan dan telah melewati semua tahapan alur kerja, kartu dipindahkan ke kolom “Done”. Ini menunjukkan bahwa tugas tersebut telah selesai dan siap untuk diserahkan atau dikirim ke pelanggan atau pihak yang bertanggung jawab.
-
Batasi Work-in-Progress (WIP)
Metodologi Work-in-Progress mengutamakan efektivitas dan efisiensi kerja para pekerja. Oleh karena itu, jumlah tugas atau pekerjaan yang ada dalam setiap kolom cenderung terbatas. Hal ini bertujuan agar para karyawan tidak merasa terlalu terbebani dengan jumlah tugas yang berlebihan, sehingga mereka dapat mengelola waktu dengan lebih efisien dan menghasilkan pekerjaan yang berkualitas tinggi. Dengan membatasi jumlah tugas, membantu mempertahankan fokus dan konsentrasi para pekerja pada pekerjaan yang sedang berlangsung, serta mendorong mereka untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut dengan baik sebelum memulai yang baru.
-
Atur Alur Kerja
Dengan mengamati dan mengobservasi alur kerja, Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi masalah yang ada. Tujuan utama dalam menggunakan sistem Kanban adalah menciptakan alur kerja yang optimal, sehingga pekerjaan dapat selesai tepat waktu. Dengan memperhatikan alur kerja, Anda dapat langsung menganalisis dan melakukan perubahan yang diperlukan.
-
Ciptakan kebijakan proses secara eksplisit
Kanban memudahkan semua orang untuk memahami alur kerja yang sedang berlangsung. Proses alur kerja harus dijelaskan secara terperinci dan dimengerti oleh setiap anggota tim. Dengan pemahaman yang jelas tentang proses, anggota tim akan lebih mudah menyumbangkan ide-ide untuk meningkatkan efektivitas kerja. Selain itu, mereka juga akan lebih termotivasi untuk melakukan pekerjaan yang bermanfaat dan jelas.
-
Implementasikan umpan balik
Untuk membangun sistem atau alur kerja yang lebih efektif, penting untuk secara rutin mengadakan rapat untuk mendapatkan umpan balik dari anggota tim. Rapat tersebut dapat dijadwalkan secara bersama dan sebaiknya berfokus pada poin-poin penting untuk mengoptimalkan penggunaan waktu.
-
Tingkatkan kolaborasi
Kanban membutuhkan evaluasi, analisis, dan perbaikan yang berkelanjutan. Dengan meningkatkan kolaborasi antar tim, masalah yang muncul dapat lebih mudah diatasi. Metode menerapkan perubahan secara bertahap, berlangsung terus-menerus, dan bersifat evolusioner.
Contoh Kanban
Contoh Kanban adalah metode yang fleksibel dan bisa diterapkan dalam berbagai situasi, termasuk dalam kehidupan sehari-hari. Sebagai contoh dapat digunakan untuk mengatur tugas rumah tangga. Anda cukup membuat Board sederhana, misalnya di papan tulis atau sticky notes, dan membagi tugas-tugas ke dalam kolom seperti “Belum Dikerjakan,” “Sedang Dikerjakan,” dan “Selesai.”
Penggunaan contoh Kanban seperti ini membantu meningkatkan efisiensi, memastikan tugas terselesaikan dengan baik, dan mempermudah pembagian kerja di antara anggota keluarga. Tidak hanya untuk pekerjaan besar, bahkan tugas kecil pun bisa lebih terorganisir dengan metode Kanban.
Penggunaan contoh Kanban dalam Proyek
Untuk memahami lebih dalam, mari kita lihat contoh nyata penggunaan:
1. Tim Pengembang Aplikasi
Sebuah tim pengembang menggunakan papan untuk mengelola tugas seperti:
- To Do: Membuat desain UI.
- In Progress: Mengembangkan fitur login.
- Done: Melakukan pengujian.
2. Divisi Logistik
Kanban adalah alat yang membantu tim logistik mengatur pengiriman barang. Contohnya:
- To Do: Mempersiapkan dokumen pengiriman.
- In Progress: Mengemas barang.
- Done: Barang dikirim ke pelanggan.
Penggunaan contoh Kanban dalam kehidupan sehari-hari
Contoh Kanban sangat mudah ditemukan dalam kehidupan sehari-hari. Salah satu contohnya adalah dalam mengatur pekerjaan rumah tangga. Kamu bisa membuat papan sederhana dengan tiga kolom:
- Belum Dikerjakan: Menyimpan semua tugas yang belum dimulai, seperti mencuci piring atau menyapu lantai.
- Sedang Dikerjakan: Tugas yang sedang dikerjakan, misalnya sedang mengepel.
- Selesai: Tugas yang sudah selesai, seperti mencuci pakaian.
Kelebihan Metode Kanban
Metode ini memiliki banyak kelebihan yang membuatnya populer dalam manajemen proyek:
- Fleksibel: Metode yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan tim.
- Visual: Progres pekerjaan terlihat jelas.
- Mengurangi Stres: Dengan memecah pekerjaan menjadi tugas kecil, tim dapat fokus tanpa merasa terbebani.
- Meningkatkan Kolaborasi: Semua anggota tim tahu apa yang harus dilakukan dan kapan melakukannya.
Call to Action
Sekarang Anda telah memahami konsep Kanban dan bagaimana mengaplikasikannya dalam manajemen proyek, bukan? Jika Anda ingin meningkatkan efisiensi alur kerja proyek, Kanban adalah metode yang tepat untuk digunakan. Pastikan untuk menerapkannya dengan benar agar mencapai hasil yang diharapkan.
Bagi Anda yang ingin menguasai metode ini lebih dalam, ThePrime-Consulting siap membantu melalui Pelatihan Sistem Kanban yang komprehensif. Dengan bimbingan dari para ahli kami, tim Anda dapat memahami cara memvisualisasikan alur kerja, membatasi Work-In-Progress, dan mengoptimalkan kolaborasi tim secara efektif.
Hubungi Kami
Marketing Office:
Phone/Fax : 021-77835761
Online Marketing:
0821-2443-2399 (Achmad)
Email:
cs@theprime-consulting.com
Website:
www.theprime-consulting.co.id
Sosial Media
Instagram: @pancaprimasolusindo
Facebook: Theprime-consulting