Dalam konteks Mempersiapkan langkah-langkah Implementasi program 5S yang lebih luas, konsep 5S mengacu pada optimalisasi ruang kerja (termasuk peralatan, dokumen, bangunan, dan ruang) untuk membentuk kebiasaan positif di kalangan pekerja, dengan langkah-langkah utama dimulai dari S1-Ringkas-Pemilahan (Seiri), S2-Rapi-Penataan (Seiton), S3-Resik-Pembersihan (Seiso), hingga S4-Rawat-Pemantapan (Seiketsu). Penerapan S1, S2, dan S3 dilakukan secara simultan sesuai dengan prosedur standar yang ditetapkan pada tahap S4. Setelah melalui semua langkah di atas, seorang karyawan dapat mencapai status S5-Rajin-Disiplin (Shitsuke), menandakan keterlibatannya penuh dalam pengembangan kebiasaan kerja yang positif sesuai dengan norma yang telah ditetapkan.

Prosedur Mempersiapkan langkah-langkah Implementasi program 5S

Langkah-langkah Implementasi 5S – Sebelum melibatkan diri dalam pelaksanaan program 5S, persiapan yang cermat menjadi kunci keberhasilan. Kekurangan dalam tahap awal dapat menimbulkan masalah selama proses implementasi, mempengaruhi semangat karyawan, dan bahkan menyebabkan henti total dalam pelaksanaan. Rinciannya terbagi menjadi beberapa tahap:

1. Menentukan Target dan Pembagian Tanggung Jawab di Struktur Manajemen
2. Pembagian Tanggung Jawab di Setiap Area
3. Penyusunan Panduan Operasional
4. Proses Pembelajaran
5. Persiapan Papan 5S

langkah-langkah Implementasi program 5S akan dibahas di bawah ini

• Menyusun target dan tanggung jawab dalam Struktur Manajemen

  Langkah-langkah Implementasi 5S – Dalam mengelola sebuah organisasi, penetapan sasaran untuk setiap misi harus dilakukan oleh pemimpin tertinggi di dalam struktur organisasi tersebut. Selain itu, penyerahan tanggung jawab kepada setiap anggota organisasi harus dijelaskan secara rinci dan tepat sejelas mungkin, sebagaimana tergambar dalam diagram pada lampiran 1.

  Peran dan kewajiban setiap fungsi adalah sebagai berikut:

  1. Administrator
     • Mengeluarkan Kebijakan Tahunan 5S.
     • Berpartisipasi dalam ‘Company Big Cleaning Day’.
     • Terlibat dalam Audit 5S oleh Top Management.
     • Mendukung dan mempromosikan kegiatan 5S.
  2. Promotor
     • Bertanggung jawab atas kemajuan kegiatan 5S di departemen bawahannya.
     • Berpartisipasi dalam ‘Company Big Cleaning Day’.
     • Menjadi auditor dalam Audit 5S oleh Top Management.
     • Menyiapkan Laporan Bulanan Kemajuan 5S Departemen.
  3. Fasilitator
     • Bertanggung jawab atas kemajuan kegiatan 5S di section yang diawasinya.
     • Berpartisipasi dalam ‘Company Big Cleaning Day’.
     • Terlibat dalam Audit 5S Mandiri bersama ‘Small Group’ di section-nya.
     • Menyiapkan Laporan Bulanan Kemajuan 5S Section.
  4. Kelompok 5S
     • Mengimplementasikan kegiatan 5S.
     • Berpartisipasi dalam ‘Company Big Cleaning Day’ di departemen mereka.
     • Menjadi auditor dalam Audit 5S Mandiri.

• Penetapan Tanggung Jawab Area

  Penetapan tanggung jawab untuk kegiatan 5S ini disusun berdasarkan struktur organisasi yang ada. Setiap bagian organisasi akan bertanggung jawab atas area tertentu dengan mempertimbangkan ruang kerja dari setiap departemen hingga ke individu. Contoh pembagian tanggung jawab area dapat dilihat pada Lampiran 2.

• Pembelajaran Terstruktur dalam Tiga Aspek:

  1. Pelatihan: Dalam tahap ini, penting untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan karyawan secara jelas. Idealnya, pelatihan harus diselesaikan sebelum dimulainya Kick-Off. Pre-test dan post-test dianjurkan, dengan hasilnya disimpan untuk referensi masa depan.
  2. Kunjungan: Melibatkan kunjungan ke perusahaan atau lokasi lain yang telah berhasil menerapkan 5S. Kepala Departemen, bersama dengan supervisor dan staf, mengatur kunjungan ini untuk mendapatkan wawasan tentang implementasi 5S yang dapat disesuaikan dengan lingkungan kerja mereka.
  3. Promosi: Kegiatan promosi memiliki dua tujuan utama, yaitu menyampaikan konsep 5S dan mendorong pemahaman karyawan tentang pentingnya implementasi 5S. Keberhasilan promosi bergantung pada efektivitas berbagai sarana, seperti poster, spanduk, logo, seragam dengan logo 5S, kompetisi slogan, gambar, dan pameran.

• Papan Informasi Kegiatan 5S (5S Activity Board).

  Langkah-langkah Implementasi 5S – Setiap kelompok 5S, yang dipimpin oleh seorang Ketua Kelompok, mempresentasikan kinerjanya pada Papan 5S. Pembaruan terhadap tujuan yang ditetapkan dilakukan setiap bulan, sesuai dengan jadwal kerja tahunan. Papan 5S mencakup informasi mengenai aktivitas yang dilakukan, hasil audit, serta foto-foto sebelum dan setelah perbaikanAda 3 prinsip utama dalam penyajian Papan 5S ini:

  1. Penetapan tanggung jawab dengan jelas.
  2. Pemantauan kemajuan yang telah dicapai oleh setiap kelompok.
  3. Kejelasan mengenai rencana bulanan, sehingga hasil akhirnya lebih mudah terlihat.

• Hari Besar Pembersihan (Big Cleaning Day)

  Langkah-langkah Implementasi 5S – Hari Besar Pembersihan ini berfungsi sebagai awal atau puncak dari implementasi 5S, mencakup penerapan S1, S2, dan S3 secara bersamaan. Kegiatan ini melibatkan pengaturan kembali tempat kerja atau meja kerja, penyortiran alat, penyapuan, dan pembersihan tempat kerja. Disarankan untuk menjalankan prosedur ini setiap tahun atau setiap 6 bulan, sesuai dengan kebutuhan organisasi.

  Jika memungkinkan, sehari penuh dapat dialokasikan untuk pembersihan dengan menghentikan semua kegiatan normal dan menjadikannya sebagai hari penting bagi organisasi dengan partisipasi dari semua level staf, mulai dari eksekutif hingga staf biasa. Dalam melakukan pembersihan massal ini, beberapa hal perlu dicatat:

  1. Jumlah staf yang berpartisipasi dalam kegiatan pembersihan (dalam jumlah orang).
  2. Berat sampah yang telah dibersihkan (dalam kilogram).
  3. Pendapatan dari penjualan sampah (dalam Rupiah).
  4. Pengeluaran untuk kegiatan Hari Besar Pembersihan (dalam Rupiah).