Mendalami Penerapan 5S di Kantor
Pendahuluan
Penerapan 5S merupakan konsep manajemen visual yang berasal dari Jepang. Kelima “S” dalam 5S mewakili langkah-langkah utama yang harus diikuti: Seiri (Sortir), Seiton (Susun), Seiso (Sihkan), Seiketsu (Standar), dan Shitsuke (Disiplin). Penerapan 5S di kantor tidak hanya mengacu pada kebersihan fisik, tetapi juga pada pengelolaan waktu, sumber daya, dan proses kerja.
Dalam dunia bisnis yang terus berubah, menciptakan lingkungan kerja yang efisien dan terorganisir menjadi krusial untuk keberlanjutan dan kesuksesan. Salah satu pendekatan yang telah terbukti memberikan dampak positif di berbagai sektor adalah penerapan konsep 5S di kantor.
Tujuan dan Manfaat Penerapan 5S dikantor
- Menerapkan praktik-praktik terstruktur untuk meningkatkan efisiensi dan keamanan di area kerja.
- Meningkatkan efektivitas penggunaan lantai kerja sebagai ruang penyimpanan dan kerja yang bersih.
- Meminimalkan waktu yang terbuang dengan mengatur alat kerja, material, dan dokumen agar mudah diakses.
- Menjaga kebersihan dan perawatan peralatan untuk mengurangi risiko kerusakan dan memperpanjang umur pakai.
- Mengembangkan rasa tanggung jawab dan kepemilikan terhadap lingkungan kerja.
- Mengurangi potensi bahaya dan kecelakaan kerja melalui tindakan preventif.
- Meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja melalui penataan yang baik dan pengelolaan yang efektif.
Bagaimana cara menerapkan 5S dikantor?
Istilah “5R” dalam konteks pengelolaan dan penataan lingkungan kerja di Indonesia merujuk pada lima konsep yang serupa dengan 5S dalam budaya Jepang. Meskipun istilahnya berbeda, konsep-konsep ini umumnya tetap sama. Berikut padanan istilah dalam 5R di Indonesia:
-
Rapi (Seiri):
Pengelompokan atau pemilahan barang dan peralatan yang diperlukan dan yang tidak diperlukan.
Metode
-
- Menentukan dan memisahkan barang atau dokumen yang diperlukan dan tidak diperlukan, yang harus dibuang atau tidak, yang sering digunakan atau jarang digunakan, dan barang yang sudah rusak atau masih bisa digunakan.
- Meletakkan tag merah pada barang atau dokumen yang tidak diperlukan, sudah rusak, dan/atau harus dibuang
- Mengumpulkan barang atau dokumen yang diperlukan sesuai jenisnya
- Membuang barang atau dokumen yang tidak diperlukan atau tidak terpakai selama satu tahun terakhir
- Bila barang atau dokumen hanya digunakan setiap 6-12 bulan sekali, simpanlah barang atau dokumen tersebut di gudang atau tempat khusus dengan jarak berjauhan dari area kerja Anda
- Bila barang atau dokumen sering digunakan hampir setiap hari, simpan dekat area kerja Anda.
Keuntungan
-
- Membuat area kerja terlihat lebih rapi dan luas
- Membantu kelancaran kerja
- Meminimalisasi waktu yang terbuang untuk mencari barang atau dokumen yang diperlukan
- Meningkatkan produktivitas kerja
-
Rawat (Seiton):
Penataan barang dan peralatan yang terorganisir sehingga mudah diakses dan digunakan.
Metode
-
- Menetapkan atau mengatur kembali ruang penyimpanan, rak, lemari, dll. (jika perlu)
- Menentukan batas area penyimpanan
- Menyusun dan meletakkan semua barang atau dokumen di tempat yang sudah ditentukan. Beri tanda pengenal barang (label) untuk mencegah kesalahan pemakaian/ pengambilan hingga pengembalian barang atau dokumen
- Untuk non office, beri tanda pada lantai kerja (floor marking) untuk menandakan area penyimpanan, area kerja, area pejalan kaki, pintu masuk/ keluar, peralatan keselamatan, area troli, area forklift, dll. Gunakan kode warna standar untuk tanda pipa berisi uap, air, gas, drainase, dll.
- Membuat denah atau peta penyimpanan
Keuntungan
-
- Meminimalisasi kesalahan saat pemakaian/ pengambilan dan pengembalian barang atau dokumen
- Meminimalisasi waktu yang terbuang untuk mencari barang atau dokumen yang diperlukan
- Lingkungan kerja jadi lebih rapi dan aman
- Meningkatkan efisiensi produksi
-
Rawat Bersih (Seiso):
Pembersihan dan pemeliharaan kebersihan di lingkungan kerja.
Metode
-
- Membuat jadwal piket dan mengalokasikan tanggung jawab kepada karyawan untuk memeriksa dan menjaga kebersihan harian, mencakup area penyimpanan, peralatan dan lingkungan (lantai, tembok, lampu, dll.)
- Menentukan prosedur kebersihan dan pemeriksaan
- Membuat daftar pemeriksaan yang meliputi seluruh area
- Memeriksa dan membersihkan sesuai prosedur yang telah ditentukan
- Menyediakan ruang khusus untuk menyimpan alat-alat kebersihan dan bahan yang dipakai untuk membersihkan.
Keuntungan
-
- Peralatan dan area kerja bebas dari debu dan kotoran
- Memperpanjang usia peralatan kerja karena kondisinya selalu bersih dan terawat
- Menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan nyaman
- Mencegah kecelakaan kerja
-
Rawat Semula (Seiketsu):
Penerapan praktik-praktik berkelanjutan untuk mempertahankan kondisi kerja yang baik dan bersih.
Metode
-
- Membuat standar cara kerja untuk mempertahankan kebersihan dan kerapian
- Melakukan pemeriksaan dengan membuat form checklist terhadap 3S dan melatih karyawan bagaimana melakukannya
- Melakukan evaluasi berkala berdasarkan checklist yang dibuat
- Gunakan visual management untuk mengenali adanya ketidak-normalan pada proses dalam waktu yang sangat cepat oleh siapa pun, metode yang digunakan antara lain:
- Kode-kode warna, misalnya merah untuk kondisi abnormal dan hijau untuk kondisi normal
- Memberikan kode warna pada barang dan perkakas yang menjadi inventor area tertentu. Misalnya merah untuk area produksi, kuning untuk area perakitan, dan hijau untuk area pengemasan.
-
Rawat Disiplin (Shitsuke):
Membentuk kebiasaan dan disiplin dalam menerapkan prinsip-prinsip 5R secara konsisten.
Metode
-
- Melakukan pengendalian visual di tempat kerja
- Membangun kesadaran dengan mengampanyekan metode 5S. Misalnya memasang poster tahapan 5S, poster slogan 5S, dll.
- Membuat prosedur tentang bagaimana dan kapan 5S akan dilaksanakan
- Merumuskan pedoman audit atau evaluasi pelaksanaan 5S
- Memberikan dukungan manajemen dengan pembentukan SDM dan kepemimpinan
- Memberikan penghargaan kepada karyawan terbaik yang konsisten menerapkan tahapan 5S.
Keuntungan
-
- Mendorong karyawan untuk terbiasa mengikuti aturan dan prosedur yang berlaku
- Menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan nyaman
- Membangun dan meningkatkan kerja sama tim
Ingin konsep lebih dalam tentang penerapan 5R/5S? Ingin Juga Terjun Langsung Mengenai 5S/5R? Yuk Ikuti Training Kami
Kebetulan kami ada promo akhir tahun harga Rp. 4.250.000/peserta menjadi Rp. 1.500.000/peserta, untuk lebih lanjut.
Hubungi Kami
Marketing Office:
Phone/Fax : 021-77835761
Online Marketing:
0821-2443-2399 (Achmad)
Email:
cs@theprime-consulting.com
Website:
www.theprime-consulting.co.id
Sosial Media
Instagram: @pancaprimasolusindo
Facebook: Theprime-consulting