Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 – Audit Internal

Pentingnya Audit Internal dalam Sistem Mutu

Dalam upaya meningkatkan kualitas produk dan layanan, perusahaan dituntut untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang andal dan berkelanjutan. Salah satu standar internasional yang paling dikenal dalam hal ini adalah sistem mutu ISO. Standar ini menyediakan kerangka kerja yang sistematis untuk memastikan bahwa produk dan layanan yang dihasilkan memenuhi kebutuhan pelanggan dan peraturan yang berlaku. Di dalam penerapannya, terdapat salah satu elemen penting yang tidak bisa diabaikan, yaitu Audit dalam organisasi.

Audit dalam organisasi menjadi alat evaluasi utama bagi organisasi untuk menilai apakah sistem mutu yang diterapkan sudah berjalan efektif, sesuai dengan kebijakan mutu yang ditetapkan, dan memenuhi persyaratan standar sistem mutu ISO.

Apa Itu ISO 9001:2015?

ISO 9001:2015 adalah standar internasional untuk sistem mutu yang diterbitkan oleh International Organization for Standardization (ISO). Versi 2015 merupakan revisi terbaru yang memperkenalkan pendekatan berbasis risiko (risk-based thinking) serta lebih fokus pada konteks organisasi dan kepemimpinan.

Beberapa prinsip utama antara lain:

• Fokus pada pelanggan
• Kepemimpinan
• Keterlibatan orang
• Pendekatan proses
• Peningkatan berkelanjutan
• Pengambilan keputusan berbasis bukti
• Manajemen hubungan

Dengan mengimplementasikan Sistem mutu ISO, organisasi dapat memastikan proses yang terkendali dan efisien, serta memiliki komitmen terhadap Sistem mutu di semua lini.

Pengertian Audit Mutu Internal

Audit internal adalah proses sistematis, independen, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan mengevaluasi sejauh mana kriteria audit terpenuhi. Dalam konteks Sistem mutu ISO, Evaluasi internal bertujuan untuk menilai kesesuaian sistem mutu yang diterapkan dengan persyaratan standar serta mengevaluasi efektivitas implementasinya.

Audit dalam organisasi tidak hanya fokus pada pencarian kesalahan, tetapi lebih pada perbaikan berkelanjutan. Melalui audit ini, organisasi dapat menemukan ketidaksesuaian (non-conformity), area yang perlu ditingkatkan, dan juga praktik baik (best practice) yang bisa diadopsi lebih luas di perusahaan.

Manfaat Audit dalam organisasi dalam sistem mutu ISO

Evaluasi internal memberikan berbagai manfaat strategis bagi perusahaan yang ingin mempertahankan dan meningkatkan sistem mutu, di antaranya:

1. Menjamin Kepatuhan terhadap sistem mutu ISO
   Audit membantu memastikan bahwa semua proses telah sesuai dengan persyaratan sistem mutu ISO dan kebijakan internal perusahaan.
2. Mengidentifikasi Ketidaksesuaian
   Ketidaksesuaian dalam proses dapat segera ditemukan dan ditindaklanjuti melalui tindakan korektif.
3. Mendorong Budaya Perbaikan Berkelanjutan
   Audit menjadi momen penting untuk refleksi dan evaluasi proses yang dapat memicu perbaikan dan efisiensi.
4. Meningkatkan Kompetensi Karyawan
   Karyawan yang terlibat dalam audit akan lebih memahami perannya dalam sistem mutu dan terdorong untuk menjaga standar kerja yang tinggi.
5. Persiapan untuk Audit Eksternal
   Evaluasi internal menjadi langkah awal untuk persiapan menghadapi audit dari badan sertifikasi atau pelanggan.

Fleksibilitas Pelaksanaan Audit

Dalam klausul 9.2, ISO memberikan keleluasaan bagi organisasi untuk menentukan frekuensi audit. Audit dapat dilakukan setiap tiga, enam, atau dua belas bulan tergantung kebutuhan, tingkat risiko, atau kompleksitas suatu departemen. Misalnya, unit kerja yang kritikal atau yang memiliki banyak ketidaksesuaian sebelumnya bisa diaudit lebih sering dibandingkan yang lainnya.

Tahapan Audit Internal

Pelaksanaan audit yang baik memerlukan pendekatan yang sistematis. Berikut langkah-langkah umum dalam menjalankan kegiatan pemeriksaan internal:

1. Membentuk Tim Audit
   Organisasi menunjuk auditor dari level supervisor atau manajer ke atas, agar memiliki pemahaman menyeluruh terhadap proses kerja.
2. Penyusunan Program Audit
   Program audit memuat jadwal dan cakupan audit dalam periode tertentu, seperti satu tahun atau satu semester.
3. Penyusunan Rencana Audit
   Rencana ini dibagikan ke bagian yang akan diperiksa, agar mereka memiliki waktu untuk mempersiapkan data dan dokumen yang dibutuhkan.
4. Pembuatan Daftar Periksa
   Auditor disarankan menggunakan checklist berisi poin-poin utama yang relevan, agar proses wawancara dan observasi berjalan lebih terarah, terutama bagi auditor baru.
5. Pelaksanaan Audit
   Auditor mengumpulkan bukti secara objektif, baik melalui dokumen, wawancara, maupun observasi langsung di lapangan.
6. Penyusunan Laporan Audit
   Setelah kegiatan selesai, tim menyusun laporan berisi temuan positif maupun ketidaksesuaian, lengkap dengan rekomendasi.
7. Tindak Lanjut dan Verifikasi
   Bagian terkait diminta melakukan tindakan korektif atas temuan. Tim audit kemudian melakukan verifikasi untuk memastikan bahwa perbaikan sudah dilaksanakan dan efektif.

Siapa yang Melakukan Pemeriksaan Internal?

Pelaksana audit harus berasal dari internal organisasi, namun harus independen dari area yang akan diperiksa. Auditor internal wajib memiliki pemahaman tentang prinsip-prinsip audit dan pengetahuan mengenai standar mutu yang berlaku.

Keahlian mereka biasanya dibuktikan melalui pelatihan atau sertifikat kompetensi. Yang paling penting, seorang auditor tidak diperbolehkan memeriksa proses yang menjadi tanggung jawabnya sendiri, demi menjaga objektivitas hasil audit.

Kesimpulan

Audit internal merupakan komponen vital dalam penerapan sistem mutu. Melalui Audit dalam organisasi yang rutin dan terstruktur, organisasi dapat menjamin kualitas proses, mendeteksi potensi masalah sejak dini, serta mendorong terciptanya budaya perbaikan berkelanjutan. Dengan begitu, komitmen terhadap sistem mutu tidak hanya menjadi slogan, tetapi benar-benar menjadi bagian dari budaya kerja sehari-hari.

Jika organisasi Anda ingin memastikan kesuksesan dalam implementasi sistem mutu ISO, jangan abaikan pentingnya Audit dalam organisasi. Lakukan secara berkala, objektif, dan tindak lanjuti setiap temuan dengan serius untuk hasil terbaik.

Butuh Bantuan dalam Pelatihan dan Implementasi Sistem mutu ISO?

ThePrime Consulting menyediakan layanan Pelatihan audit internal ISO 9001, Pelatihan ISO 9001:2015, konsultasi sistem manajemen mutu. Hubungi tim kami melalui kontak WhatsApp di sini atau kunjungi website resmi kami di www.theprime-consulting.co.id untuk informasi lebih lanjut.

Hubungi Admin :

Informasi Pelatihan: WhatsApp Novi : 0821-2443-2399
Email: cs@theprime-consulting.com
Website: www.theprime-consulting.co.id

Sosial Media :

Instagram: @pancaprimasolusindo
Facebook: Theprime-consulting